Las solicitudes de vacaciones son a veces difíciles de administrar cuando se tiene un equipo muy grande. En fechas importantes, siempre van a existir grupos de trabajadores que quieran priorizar o tomar ciertos días por sobre otros, y es ahí cuando el departamento de Recursos Humanos tiene que llevar un mejor orden.
No debemos dejar este tema para última hora. Es por ello que debemos, cuanto antes, establecer una política de control vacacional en la empresa. Hay que definir muy bien qué periodos pueden elegir los trabajadores, atendiendo a la naturaleza del negocio; prestando especial atención al mes de agosto y Navidad.
Es importante dar a conocer la política de vacaciones a los empleados de nueva contratación. Desde el primer día deben saber en qué época del año hay más carga de trabajo, si pueden escoger vacaciones partidas, el procedimiento para solicitar sus días de descanso, el flujo de aprobación, etc.
Hemos de ser capaces de prever los periodos de mayor carga laboral y comunicarnos con los empleados con antelación. Debemos determinar con tiempo suficiente las fechas disponibles para vacaciones y quiénes van a cubrir las ausencias. Esto beneficia a la empresa (permitiendo planificar la producción) y a los empleados (dándoles tiempo suficiente para organizar sus vacaciones).
En el caso de que varios empleados quieran vacaciones en los periodos de mayor necesidad, siempre podemos utilizar los incentivos laborales. Por ejemplo, con bonificaciones o subidas de salario para esos días. O bien establecer ventajas por antigüedad o incluso pedir a los empleados que se turnen. Por supuesto no debemos obligar ya que eso impactaría negativamente en la motivación laboral y el clima de la empresa.
Tips para la gestión de vacaciones
Jerarquía de empleados
A la hora de pedir vacaciones, es necesario que el jefe del equipo proporcione ciertas directrices para evitar que el departamento se quede vacío. Una de ellas puede ser el orden de prioridad, otorgando los periodos vacacionales, según:
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Antigüedad: los colaboradores que lleven más tiempo trabajando en la empresa podrán pedir los primeros los días que quieren de vacaciones.
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Si tienen hijos es importante favorecer la conciliación familiar. Estos colaboradores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares.
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Rotativo: es importante para evitar un favoritismo constante, la empresa puede establecer un orden rotativo para que no siempre sean los mismos los que elijan primero sus descansos.
Los gestores de personal deben tener una estrategia para dejar claro al jefe de los departamentos bajo qué normas o políticas internas funcionará esta gestión, para evitar malestar o problemas a la hora de escoger los días libres.
Tiempo ideal para dar vacaciones
Muchas veces queremos ser previsores y empezamos a planificar las vacaciones con tanto adelanto que al final nos pasamos. Cuestiones como la llegada de nuevos proyectos o encargos, picos de trabajo inesperados, enfermedades y bajas laborales o altas y bajas en la plantilla en los meses previos de las vacaciones nos pueden desmontar la previsión que tenemos.
Tampoco podemos esperar al último momento o a que los trabajadores tomen el mando y nos empiecen a pedir vacaciones. Si pasa eso, la mayoría nos van a pedir las vacaciones en las mismas fechas, o en fechas similares. Dos meses puedes ser un buen momento para anunciar las vacaciones a tu plantilla.
Si te interesa saber más sobre esto, te recomendamos revisar el Diplomado técnico en Gestión Laboral, el cual ayudará al estudiante en la consecución de las habilidades para promover un ambiente adecuado y positivo en la empresa mediante el establecimiento de buenas relaciones entre el personal. Todo ello conociendo las políticas de relaciones entre los empleados de la organización y mediante la profundización en las técnicas para la realización de nóminas aplicando la legislación más.
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