Tips para realizar un control de gastos

La finalidad de realizar un control de gastos es vigilar los gastos que existen para evitar que se generen fugas de dinero y que se realicen gastos que podrían evitarse.

Un gasto, en contabilidad, es la disminución en el activo de una empresa por un desembolso realizado para que ésta pueda llevar adelante su actividad. El expense management o control de gastos puede definirse entonces en un segundo término como la actividad mediante la que se concibe una estrategia financiera para que la organización logre optimizar sus recursos, evitar gastos innecesarios y obtener mayores beneficios.

Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben realizar este análisis exhaustivo de sus cuentas para poder proyectarse y evitar problemas a largo plazo relacionados con la falta de liquidez.

1. Las empresas pequeñas necesitan sobre todo soluciones que permitan controlar bien el presupuesto de gastos con herramientas de fácil uso.

2. Las empresas medianas requieren un grado mayor de complejidad debido al tamaño y al volumen de gasto. La facilidad en la implementación y las posibilidades de personalización son características esenciales en su gestión de gastos.

3. Las grandes empresas necesitan beneficiarse de un nivel aún mayor de automatización de las tareas administrativas de gestión de gastos es crítico para las grandes empresas.

Tipos de Gastos

• Gastos administrativos: son todos aquellos que se realizan para garantizar la operatividad de una empresa. Pueden ser los salarios y la seguridad social de empleados, seguros contra accidentes o suministros para la oficina.

• Gastos digitales: pueden contemplar las cuotas de servidores web, un dominio, servicios en la nube o consultorías con empresas externas de ciberseguridad que mantienen una tarifa fija y que son necesarias para el funcionamiento de una empresa.

• Gastos comerciales: son similares a los anteriores, solo que suelen contemplar los gastos realizados a agencias de publicidad y medios de difusión (que mejoran o mantienen las ventas del producto o servicio).

• Gastos fiscales: son aquellos relacionados con el cumplimiento contable de cada país, y varían porque los ingresos, productos y clientes no son fijos.

• Gastos financieros: involucran la negociación con otras compañías, puede tratarse de los gastos que realice con proveedores o de aquellos que realice con socios en una inversión conjunta.

• Gastos de capital: se relacionan con el funcionamiento de una empresa como el equipo de infraestructura. Son fundamentales para comenzar la operación de una compañía.

• Gastos extraordinarios: más que variables, estos son gastos que suelen realizarse de forma ocasional. Por ejemplo, pueden surgir a raíz de un accidente no planificado que no cubren los seguros.

Tips para controlar los gastos

Busca otro tipo de crédito

Las compañías requieren una tarjeta de crédito corporativa que, a diferencia de las emitidas por bancos tradicionales, no implique un alto monto de comisiones y tarifas y que empodere a los colaboradores que la utilizan. Es por eso que en esta época en la que los gastos por combustible, viajes de negocios y viáticos se incrementan, las organizaciones pueden entregar a cada trabajador una tarjeta inteligente con reglas de gasto pre-configuradas, haciendo que la rendición de gastos sea 100% automática y transparente.

Establece límites

Las empresas requieren una plataforma tecnológica que permita tener total visibilidad de los gastos, con el fin de empoderar la toma de decisiones y hacerla más acertada, basada en datos históricos sobre las propias operaciones.

Si te interesa conocer más sobre esto, te recomendamos revisar El Diplomado en Contabilidad Financiera, el cual está dirigido a un perfil profesional que necesita conocer la terminología contable de su actividad profesional. De igual modo, este programa está dirigido a directivos que necesitan de información e interpretación contable para tomar decisiones estratégicas en la empresa. Este  no conduce a la obtención de un título con validez oficial.